TEORÍA DE INVENTARIOS

INTRODUCCIÓN 

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. 

4.1 IMPORTANCIA Y NATURALEZA DE LOS INVENTARIOS

Tener un control de cualquier cantidad de Bienes u Objetos que tengamos a disposición es lo recomendable en cualquier entidad, compañía o institución, como también en nuestro hogar, permitiendo una Mejor Organización, sobre todo cuando es necesario realizar una Mudanza o Movilidad de un punto a otro dentro del hogar, evitando así perder material o bien llevando un mejor control de lo que haya sido transportado.
Para ello es que es necesario desarrollar lo que es conocido como Inventario, una tarea que si bien puede parecer sencilla desde afuera, lo cierto es que tiene distintas etapas y puede ser muy compleja, dependiendo también de cuan elaborado se lo quiera preparar, o bien del tipo de Objeto a Inventariar, teniendo distintas formas de trabajo.
Para poderlo realizar necesitaremos principalmente un Método y Orden para evitar errores que lleven a catalogar dos veces al mismo objeto, como también olvidar de incluir a otros, siendo necesario realizar un Conteo Previo del total a inventariar, para poder realizar posteriormente una verificación haciendo una sumatoria de los individuales.

4.2 FUNCIONES DEL INVENTARIO

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte.

Funciones:

·   Eliminación de irregularidades en la oferta

·   Compra o producción en lotes o tandas

·   Permitir a la organización manejar materiales perecederos

·   Almacenamiento de mano de obra

 4.3 OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS

1. Considerar el control interno sobre los inventarios y el costo de los bienes vendidos.

2. Determinar la existencia de los inventarios.

3. Establecer la inclusión completa de los inventarios.

4. Establecer si el cliente tiene derechos sobre los inventarios registrados.

5. Establecer la precisión numérica de los registros y las planillas de soporte para los inventarios y el costo de los bienes vendidos.

6. Determinar si la valuación de los inventarios y del costo de los bienes vendidos se ha hecho mediante los métodos apropiados.

7. Determinar si la presentación y la revelación de los inventarios y el costo de los bienes vendidos son adecuadas, incluidos la revelación de

las clasificaciones de inventarios, los métodos contables y cualquier inventario pignorado como garantía colateral por los préstamos.

En unión con la auditoria de los inventarios y del costo de los bienes vendidos, los auditores obtendrán también evidencia sobre las cuentas de compras, ventas, devoluciones de compras y devoluciones en ventas relacionadas.

4.4 REQUERIMIENTOS DE UNA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DE INVENTARIOS

Los inventarios son parte de la inversión de la empresa y pueden llegar a ser muy valiosos, así como tener un alto costo el mantenerlos. Una eficaz administración de almacenes e inventarios permite que mantengamos nuestros stocks a un nivel optimo el cual, combinado con una buena rotación, logrará que aumente nuestra rentabilidad.

La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera. También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles.

Pasos generales para la administración efectiva de inventarios

1. Formular un modelo matemático que describa el comportamiento del sistema de inventarios.

2. Derivar una política óptima de inventarios respecto a ese modelo.

3. Registrar constantemente el nivel de los inventarios para señalar cuándo y cuánto re abastecer.

4.5 SISTEMA DE CONTEO DE INVENTARIOS

Recordemos que inventario es donde conocemos la cantidad de mercancía en una empresa

Los métodos mas conocidos son.

·           UEPS

·           PEPS

·           Promedio ponderado

Generalmente se comparan los.

Conteo de inventarios lógicos

Responde a un sistema informativo con el fin de que arroje la información esperada

Registra todas las entradas y salidas por medio de cardex

Conteo de inventarios reales

Corresponde al inventario físico que trata de realizar la confirmación de las existencias de la empresa

-Cuando el conteo de inventario lógico y el conteo de inventario real coincide todo permanece perfecto.

·             En el método mas simple usado se trata de.

Mientras que un miembro investiga la cantidad de dicho producto, el otro miembro se encarga de anotarla en la hoja de inventario.

Inventario físico

Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación y confirmación a la existencia de la empresa.

El inventario físico en si, es una estadística física o conteo de materiales existentes.

Sus objetivos son.

·              Determinar correctamente el costo

·              Verificar que los productos existan

·              Comprobar los reportes y ventas

·               Verificar eficiencia

Conteo de inventario cíclico

Es mas practica, es mas confiable con mucha mas frecuencia que los demás sistemas es una opción pura realizar un control constante y periódico de inventario con bajo costo.

Consiste en emplear un enfoque de Pareto al valor unitario de cada ítem. Cada ítem se clasifica según su importancia A, B y C.  

4.5.1 SISTEMAS DE INVENTARIOS PERIÓDICOS 

El uso primario del sistema de inventario periódico se produjo antes de la introducción de los escaner de punto de venta y las computadoras. Las compañías tales como farmacias y tiendas de hardware que venden un montón de pequeñas mercancías les resultaba más fácil actualizar su inventario periódicamente en lugar de tratar de dar cuenta de cada artículo vendido sobre una base diaria. El sistema de inventario periódico permite a una empresa registrar las ventas de mercancía en una cuenta especial. Cuando el producto se vende, la empresa registra los ingresos pero no registra ninguna entrada para el costo de los bienes vendidos (Costo de Ventas).

4.5.2 SISTEMAS DE INVENTARIOS PERPETUOS

Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos  son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. 

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. 

4.6 COSTOS DE INVENTARIOS

La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos

·         Costos asociados a los flujos

·         Costos asociados a los stocks

·         Costos asociados a los procesos

 Costos asociados a los stocks, en este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con Inventarios. Estos serian entre otros Costos de almacenamiento, deterioros, perdidas y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una componente fundamental los Costos financieros de las existencias.

Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habrá que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir tamaño optimo del pedido) solamente habrá que tener en cuenta los costos evitables (que podrán variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por propia definición permanecerán a fuera sea cual fuera la decisión tomada.

Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de compras, de lanzamiento de pedidos y de gestión de la actividad. Un caso pragmático es el siguiente. En general, los Costos de transporte se incorporan al precio de compras (¿por qué no incorporar también los Costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?), como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de transportes por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos tácita o explícita en el precio de adquisición. Pero incluso cuando el transporte está gestionado directamente por el comprador se mantiene esta práctica, aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido.

La clasificación puramente logística de Costos que se ha citado hasta ahora no es la más frecuentemente utilizada en "la profesión". Ya hemos citado en el párrafo anterior conceptos como "costo de lanzamiento del pedido" o "costo de adquisición", que no aparecían entre los conceptos inicialmente expuestos.

4.6.1 COSTOS DE MANTENIMIENTO

Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organización) se ven preponderante mente determinados por la permanencia de la media de las unidades logísticas en un lugar determinado para ello en función del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos de recepción, almacenamiento, inspección y despacho.

Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el cual se relaciona con la inversión realizada en la operación de los inventarios y que axiomática mente ocasiona que la organización prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generación de valor agregado.

Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los seguros, los impuestos y los sobre stocks.

Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es el riesgo, este factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averías y los costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinación de la naturaleza de los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarán un rol fundamental en la determinación de las unidades óptimas de pedido.

4.6.2 COSTOS DE PEDIDO

- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido (llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de papeleo, además de los gastos intrínsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepción).

- Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los costos asociados a los procesos de alistamiento de corridas de producción, además del proceso logístico de transmisión de órdenes "concepto de cliente interno".

4.6.3 COSTOS DE ESCASEZ

El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relación a cada unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de un equilibrio entre costos de operación de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres básicos grupos:

- Pérdida de ingresos por ventas

- Gastos generados por incumplimiento de contratos

- Re pedido y sustitución 

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la pérdida de un cliente y la pérdida de credibilidad de la organización, factores difícilmente cuantifica bles y que solo a través de un sistema de gestión de calidad podría lograr óptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas de las consecuencias del quiebre de stock.

4.6.4 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN ABC

En la mayoría de las empresas la distribución de los artículos del inventario es el 20% corresponden al 80% de la inversión del inventario, mientras que el 80% restante de los artículos corresponden solamente al 20% de dicha inversión, es por ello que se hizo necesario formular un sistema de asignación en la prioridad que se le da a las existencias que maneja la empresa: El sistema de costos basado en las actividades o costeo ABC.

La aplicación del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios se empieza por la clasificación en grupos de artículos.

Los artículos “A” que son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversión, estos representan aproximadamente el 20% de los artículos del inventario que absorben el 80% de la inversión. Estos son los más costosos o los que rotan más lentamente en el inventario.

Los artículos “B” son aquellos que les corresponde la inversión siguiente en términos de costo. Consisten en el 30% de los artículos que requieren el 15% de la inversión.

Los artículos “C” son aquellos que normalmente en un gran número de artículos correspondientes a la inversión más pequeña. Consiste aproximadamente el 50% de todos los artículos del inventario pero solo el 5% de la inversión de la empresa en inventario.

El propósito de clasificar los artículos por grupos es establecer el grado de control adecuado sobre cada uno. 

4.6.5 MODELO DE PEDIDOS PERIÓDICOS

es un escenario de negocios dirigido a compañías que hacen pedidos de temporada o una sola vez. Hay sólo una posibilidad de conseguir la cantidad adecuada cuando haces el pedido, ya que el producto no tiene valor después del momento en que es necesario. Hay costes por pedir demasiado y demasiado poco, y los gestores de compañías deben intentar conseguir el pedido correcto la primera vez para minimizar las posibilidades de tener pérdidas.

El problema del vendedor de periódicos

El modelo de inventario de periodo único se suele explicar en términos del "problema del vendedor de periódicos". Un vendedor de periódicos que está en una esquina y vende periódicos a los viandantes debe pedirlos el día de antes. Sólo tiene una oportunidad de pedir porque los periódicos sólo tienen valor el día en que se publican, al día siguiente no valen nada. Si pide demasiados tendrá que absorber las pérdidas de los que no ha vendido, y si pide muy pocos tendrá beneficios perdidos y molestará a los clientes. Conseguir la cantidad correcta en el pedido es la forma de que el vendedor de periódicos consiga los mayores beneficios.

El coste de pedir muy poco

Hacer un pedido muy grande de un objeto de temporada puede dar como resultado grandes pérdidas para el negocio. En el caso de las tarjetas de Navidad, por ejemplo, las ventas llegan a cero el día después de Navidad. La compañía tiene la oportunidad de destruir el inventario sobrante, vendiendo algunos con grandes ofertas o almacenarlo todo hasta las siguientes Navidades. La última opción puede ahorrar costes de inventario, pero a la compañía le costará cuotas de almacenamiento. El inventario que tiene fecha, como las revistas o los recuerdos de una boda real, pueden no tener mercado después de esa fecha.

Enfoque de análisis marginal

El enfoque de análisis marginal es una forma de encontrar la cantidad de pedido que tiene las mejores posibilidades de ser el correcto. El coste de pedir una o más unidades se compara con el beneficio obtenido al pedir otra unidad. El análisis cuantitativo se usa para determinar la cantidad de pedido económico según la demanda esperada y los costes de equivocarse. Los cálculos complejos se suelen usar para conseguir una cantidad de pedido estadística.

4.6.6 MODELO DE PERIODO SIMPLE

En un sistema de periodo de tiempo fijo, el inventario se cuenta solo en determinados momentos, por ejemplo, cada semana o mes. El conteo del inventario y la colocación de pedidos sobre una base periódica es aconsejable en situaciones tales como cuando los vendedores realizan visitas de rutina a los clientes y toman pedidos para toda su línea de productos, o cuando los compradores desean combinar los pedidos para ahorrar en los costos de transporte. Otras firmas operan con base en un periodo de tiempo fijo con el fin de facilitar la planificación del conteo del inventario, por ejemplo, el distribuidor X llama cada dos semanas y los empleados saben que todos sus productos deben contarse. Los modelos de periodos de tiempo fijo, generan cantidades de pedidos que varían de periodo a periodo, dependiendo de la tasa de utilización. Estas requieren, por lo general, una reserva de seguridad de mayor nivel que la del sistema de cantidad fija de pedido, ya que los modelos de tiempo fijo realizan el conteo solo en el momento específico de la revisión. Es posible que alguna demanda grande lleve las existencias a cero inmediatamente después de la colocación del pedido. Esta situación puede pasar por alto hasta el siguiente periodo de revisión. Además, una vez colocado el nuevo pedido este se toma algún tiempo para llegar. Así es posible que se presente un agotamiento de las existencias durante todo el periodo de revisión T y el plazo del pedido L. En consecuencia, la reserva de seguridad debe proteger contra el agotamiento de existencias durante el periodo de revisión, al igual que durante el plazo transcurrido entre la colocación del pedido y aquel de la recepción del mismo. 

CONCLUSIÓN 

Los inventarios nos ayudan a tener un control de la cantidad de productos o servicios en una empresa, pero también en casos personales, para tener una buena organización, y poder tomar decisiones en base a los resultados. 


Existen diferentes sistemas y modelos de inventarios, que se utilizan como herramientas para obtener resultados precisos trabajando de una manera eficiente.